チーム力を最大化！効率的な営業活動のための最新状況の見える化のポイント

プロパゲートの深澤です。
CMパートナーズというフリーランスと案件のマッチングをサービスとして行っています。その中の、営業を中心にしたチームで活動していて、ソフトウェア開発でスクラムマスターを経験した私が気にかけた、”チームが最新の状況を見える状態にする”について実例とポイントを中心に紹介します。

実例

背景として複数の拠点から活動しているリモートチームで、数名の営業と営業事務、そして私がチームメンバーとして居ます。

今現在は下記4つのデータを管理しています。

案件とタレントのマッチングステータス

アクティブな案件一覧

アクティブなタレント一覧

タスク一覧

マッチングに関してはステータスを複数持たせています。タスクはイベントやBlogの執筆などが項目としてあります。

これらすべてが同じページにあります。

また、常に最新状況に更新するように運用していて、少なくとも毎朝更新する時間を設けています。

またこれらの管理にNotionを利用していてSlackに更新情報を書きだしています。

※一部を抜粋しています

ポイント

いつでもすぐに見れる

いつでもすぐに見れることも大事で、利用頻度の高い情報のある場所が探しにくかったり、散らばっていると時間と労力が”ちりつも”的に無駄になります。また、探しにくく関係者が見なくなると、共通認識が取れなくなります。なので活動の核となる情報はいつも見る一箇所に集約して、常にページを開いて見える状態にしておくことで、仕事のよきナビゲーターになるはずです。

全て書き出す

基本的には全ての顧客、エンジニア、マッチング状況、タスクの情報を書き出します。こうすることで脳内の記憶に留める負荷を減らし、今やっている仕事に集中します。また、書き出す事でそれを見た他のメンバーからの協力を得る事ができます。

ただ、数分程度のタスクは書かずに直ぐにやる、まだ確度の低すぎる案件は記載しないなど例外もあります。

更新した情報がすぐに見れる

皆が居る場所で付箋とホワイトボードで仕事していた場合は、立って行って付箋を動かせば更新した事とその情報がリアルタイムで見れます。デジタルの場合は、例えばタスク管理ツールの更新ログをチャットツールに流す事で、今誰が何をしているのかが分かるので透明性が高まります。

最適なツールを使う

チームや事業の状況によって、タスク管理ツール、マッチングツール、付箋、オンラインホワイトボードなど、規模感に合い、運用するのに負荷にが少ないツールを選択するのがよいでしょう。チームや事業の規模が小さいうちに複雑なツールを使うのは手間の方が多かったりするので、規模に合わせて乗り換えしています。

最後に

実際、多くのチームがすでにこのように状況を可視化することで、良い効果を得ています。これらのポイントをさらに意識して実践することで、より大きな効果が得られ、仕事の効率が上がることを願っています。

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